Na początku warto przedstawić ogólny zarys czym w ogóle jest optymalizacja procesów biznesowych. Jest to działanie polegające na zamodelowaniu, analizie i usprawnieniu procesów biznesowych i produkcyjnych w sektorze prywatnym oraz administracyjnych w sektorze publicznym. Zamodelowanie polega na próbie odtworzenia i udokumentowania stanu obecnego, czyli co i jak się odbywa w wersji umożliwiającej dalszą pracę nad zagadnieniem. Analiza polega na wyciąganiu wniosków z zamodelowanej rzeczywistości, jest to rozbieranie na części składowych procesów i baczna obserwacja pod kątem potencjalnych usprawnień. Usprawnienie procesów jako ostatnia część optymalizacji ma za zadanie wytyczenie nowych kierunków dla organizacji i może być wyrażona w różnych formach, np. w formie dokumentu, rozmów, rekomendacji, warsztatów lub szkoleń. Forma ta powinna być zawsze dostosowana do warunków w jakich przyszło działać danej organizacji.

Po okresie inkubacyjnym wprowadzonych zmian do danej organizacji, dobrą praktyką jest przeprowadzenie audytu, celem weryfikacji czy zostały osiągnięte zakładane korzyści. Audyt może być wspomagany sesją warsztatową celem utrwalenia ogólnych założeń i pełniejszego zrozumienia działań optymalizacyjnych.

Lista potencjalnych korzyści po przeprowadzeniu optymalizacji procesów biznesowych?

• lepszy przepływ informacji między pracownikami,
• pełniejsze rozeznanie menedżerów odnośnie odbywających się procesów,
• eliminacja procesów niepotrzebnych i niskiej wartości biznesowej,
• możliwość zastąpienia niektórych procesów narzędziami IT,
• szybsza obsługa kluczowych procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Skuteczność przeprowadzonej optymalizacji zależy w głównej mierze od czynnika ludzkiego, jakim jest naturalny opór wobec zmian. Otwartość i zaangażowanie wszystkich osób , których dotyczy zmiana znacząco przyspiesza wdrożenie zmian i w efekcie wartość z inwestycji przychodzi szybciej i na dłużej.