Na wstępie warto napisać kilka zdań, czym jest specyfikacja z definicji. Wg Wikipedii specyfikacja techniczna (ang. technical specification) to dokument ustalający wymagania techniczne, które powinien spełniać wyrób, proces lub usługa. Zaleca się, aby w specyfikacji technicznej wskazywano, jeżeli jest to potrzebne, procedurę lub procedury, za pomocą których można określić, czy dane wymagania są spełnione. Bardzo podoba mi się druga część tej definicji, która rzuca światło na bardzo istotną część specyfikacji, czyli sposób weryfikacji założeń projektowych. w przypadku projektów informatycznych, mogą to być kryteria akceptacyjne ujęte w czytelnej i zrozumiałej formie.

Tworzenie specyfikacji na rzecz projektu może przebiegać na wiele różnych sposobów. Postaram się na początku przedstawić najczęstsze z mojego doświadczenia możliwe scenariusze tworzenia specyfikacji. Następnie spróbuję nakreślić cechy, jakie powinna mieć moim zdaniem efektywna specyfikacja, i dlaczego jest to bardzo ważna część każdego projektu, a w szczególności projektu IT.

1. Specyfikacja “perfekcyjna” – czas tworzenia specyfikacji jest dość długi, przez co istnieje duże prawdopodobieństwo zmiany wymagań w przyszłości. Wymagania często nie odzwierciedlają rzeczywistych potrzeb projektu, a jedynie przedstawiają jeden z wielu sposób wykonania projektu. O tym jednak często dowiadujemy się od osób realizujących dane założenia w późniejszej fazie projektu.

2. Specyfikacja “marzenie” – wymagania techniczne lub funkcjonalne są pisane w oderwaniu od możliwości technologicznych, rynkowych lub finansowych. Z taką specyfikacją często spotykają się podwykonawcy/dostawcy na etapie wyceny prac projektowych.

3. Specyfikacja “chaotyczna” – tworzona przez wiele osób, często brak jest osoby, która bezpośrednio odpowiada za jakość i rozwój specyfikacji. Taki dokument łatwo rozpoznać po braku spójności w używanym języku i sformułowaniach.

4. Specyfikacja “niekompletna” – z taką specyfikacją mamy do czynienia, w przypadku gdy mamy trudności w zrozumieniu wymagań bez posiłkowania się dodatkowymi dokumentami.

Zatem jakie cechy powinna posiadać specyfikacja, aby można było ją uznać za efektywną?

 

1. Powinna uwzględniać główne cele wszystkich zainteresowanych, a same cele powinny być szybkie do znalezienia i przyswojenia. Aby było to możliwe, potrzebna jest komunikacja

2. Powinna być dostosowana do osób, które będą realizować na jej podstawie dany projekt. Opis wymagań powinien z jednej strony wystarczać realizatorom projektu na jego realizację z akceptowalną jakością, z drugiej strony opis nie powinien powodować powstawania zbyt wielu pytań, czyli powinien być przejrzysty i ograniczony objętościowo do minimum. Żeby tak było, użyty język powinien charakteryzować się precyzyjnością, a wymagania nie powinny się dublować.

3. Czas powstawania specyfikacji powinien być adekwatny do dynamiki projektu, który w dużej mierze zależy od dynamiki rynku. W tym przypadku należy znaleźć “złoty środek” pomiędzy nakładem pracy przy budowie specyfikacji, a jakością i dokładnością specyfikacji.

4. Powinna być dostępna dla wszystkich interesariuszy w czytelnej formie. W tym przypadku dobrą praktyką wydaje się być jej utrzymywanie zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej.

5. Jeżeli charakterystyka danego projektu jest sprzyjająca, to wymagania należy wizualizować, czy to w formie elementów graficznych, modeli czy diagramów. Obraz szybciej “powie” co autor wymagań miał na myśli.

6. Powinna zawierać intuicyjny spis treści. Wydawałoby się, że jest to oczywista oczywistość, natomiast jako analityk w wielu sytuacjach spotkałem się z dokumentacją, w której ciężko było wyszukiwać potrzebne w danej chwili wymagania i do nich powracać bez niepotrzebnej straty czasu.

7. Powinna uwzględniać możliwości realizacji danych założeń. Optymalnie gdy udział w jej tworzeniu mają jej przyszli realizatorzy.

Dlaczego efektywność specyfikacji jest tak istotna z punktu widzenia realizacji projektu?

 

Specyfikacja pełni rolę mostu pomiędzy osobami zlecającymi wykonanie danego projektu, a jego realizatorami. W idealnym świecie przy pełnym zrozumieniu wszystkich stron, specyfikacja w formie spisanego dokumentu byłaby niepotrzebna. Ponieważ to co jest potrzebne, aby płynnie realizować projekt, to posiadanie pełnej wizji tego co ma być wykonane. Efektywna specyfikacja pozwala uniknąć wielu problemów zawczasu, oraz umożliwia przeprowadzenie szybkiej ocenie stanu prac nad projektem, czego wszystkim serdecznie życzę 🙂